Dokumentenablage, die im Haus bleibt
Ihre Post wird abgelegt, während Sie etwas anderes tun.
AdminChef liest eingehende Dokumente, erkennt, worum es sich handelt, benennt sie und legt sie in Ihre Ordnerstruktur — auf Ihrer eigenen Hardware. Kein Upload, keine Lizenz pro Kopf.
Gemischter Stapel: mehrere Dokumente hintereinander, unterschiedliche Quellen.
Das letzte Blatt ist der wichtigste Teil der Animation: Was das System nicht sicher erkennt, legt es nicht ab. Es kommt auf eine Rückfrageliste.
Gemessen, nicht behauptet
Was wir am eigenen System gemessen haben
Diese Zahlen stammen aus unserem eigenen Betrieb. Für Ihren Dokumentenmix gilt die Zahl, die im Testlauf herauskommt — deshalb gibt es ihn.
Eigener Eval-Lauf, 100 Referenzdokumente, 14.09.2026. Umkehrseite: 13,7 % brauchen eine Korrektur von Hand.
Gleicher Lauf. Bei 100 Dokumenten am Tag stehen 288 s pro Dokument zur Verfügung — das Tempo ist nicht der Engpass.
Das Sprachmodell läuft auf Ihrer Hardware. Kein Upload, kein Anbieter, der mitliest.
Vom Poststapel zur fertigen Ablage, in neunzig Sekunden
Ein Stapel Eingangspost geht einmal durch den Scanner. Danach sehen Sie, was AdminChef daraus macht, und welches Dokument als Rückfrage wieder auf Ihrem Tisch landet.
90 s · ohne Ton verständlich · auf diesem Server abgelegt, kein YouTube
Ein Dokumentenmanagementsystem legt ab. AdminChef liest.
Tippen Sie rechts auf ein Feld — links wird sichtbar, woher der Wert kommt.
Elektro Blaser AG
Bahnhofstrasse 12 · 3076 Worb
RECHNUNG
Nr. 2026-4471
- Rechnungsdatum
- 14.09.2026
- Leistung
- Elektroinstallation Werkstatt, Etappe 2
- Zahlbar bis
- 14.10.2026
- MWST 8,1 %
- CHF 88,45
- Total
- CHF 1'180,05
Nach dem Durchlauf liegt je Dokument dieser Datensatz vor:
Weil der Datensatz vorliegt, geht es danach weiter:
Derselbe Monat, zweimal abgelegt
Nichts ist verloren. Es ist nur nicht auffindbar, und niemand weiss, was fehlt.
Ihre Systematik, nicht unsere. Die Struktur wird bei der Einrichtung Ihrer nachgebaut.
Niemand legt absichtlich schlecht ab.
Die Ablage ist keine schwierige Arbeit. Sie ist eine monotone. Und monotone Arbeit wird nicht fehlerhaft, weil jemand nachlässig wäre, sondern weil Aufmerksamkeit endlich ist. Der erste Beleg am Morgen bekommt einen sauberen Namen. Der vierzigste bekommt, was gerade reicht.
Darstellung, keine Messung. Den Verlauf kennt jeder, der die Ablage selbst macht — gemessen haben wir ihn nicht.
Was so ein Tag kostet, steht in keiner Zeiterfassung
- Falscher Ordner
- Das Dokument ist da. Nur findet es niemand mehr — und niemand weiss, dass es fehlt.
- Name ohne Absender und Datum
- Auffindbar nur, indem man es öffnet. Bei dreissig Kandidaten dreissigmal.
- Zweimal abgelegt
- Zwei Fassungen, zwei Wahrheiten. Welche gilt, klärt sich frühestens bei der Revision.
- Gar nicht abgelegt
- Bleibt im Eingangsfach liegen. Fällt auf, wenn die Mahnung kommt.
Die 86,3 % von AdminChef sind am Freitag um 16:40 dieselben wie am Montagmorgen.Der Unterschied ist nicht, dass die Maschine sorgfältiger wäre — sondern dass ihre Sorgfalt nicht nachlässt.
Es gibt Arbeit, die man ungern aus der Hand gibt. Diese gehört nicht dazu.
Rechnet sich allein die Ablage?
Dieser Rechner zählt bewusst nur, was AdminChef ab dem ersten Tag abnimmt: benennen, ablegen, wiederfinden. Es ist der schmalste Fall, nicht der beste. Was darüber hinaus möglich ist, steht im nächsten Abschnitt.
Anhaltspunkt: eine AG mit 10 Mitarbeitenden liegt bei rund 100 buchungsrelevanten Belegen im Monat.
BelegePapier scannen, Mail-Anhang speichern, eBill herunterladen — dann sprechend benennen und in den richtigen Ordner legen. Nicht das Prüfen, nicht das Bezahlen.
Min. je BelegRückfrage eines Lieferanten, Garantiefall, Revision, Abstimmung mit der Treuhandstelle.
%Von der Frage bis zum Dokument auf dem Bildschirm.
Min.Womit gerechnet wird
- 86,3 % Trefferquote — eigener Eval-Lauf über 100 Referenzdokumente, 14.09.2026. Nur was richtig eingeordnet wird, spart Zeit; die übrigen 13,7 % bleiben Handarbeit. Diese gemessene Zahl ersetzt die frühere Pauschale von 45 %.
- CHF 55 pro produktive Arbeitsstunde — BFS-Medianlohn 2024 (CHF 7'024), 1,15 für Sozialabgaben, 1'768 produktive Stunden im Jahr.
- CHF 1'080 im Jahr ab Jahr 2 (12 × CHF 90). Im ersten Jahr kommt die Einrichtung dazu, Hardware nur, wenn kein passendes Gerät vorhanden ist.
- Mengengerüst 100 Belege bei 10 Mitarbeitenden — Treuhand-Richtpreise gryps.ch.
- Die vier Minutenwerte sind Beispielwerte, keine Messung. Gemessen wird im Testlauf; nach fünf Testläufen ersetzt der Median die Vorgabe.
- Nicht eingerechnet: Ihr Prüfaufwand für die 13,7 % Fehlklassifizierungen.
Der Rechner zählt einen Schritt. Eine Kreditorenrechnung durchläuft sechs.
Wie eine Rechnung hereinkommt, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Was danach passiert, ist überall dasselbe — und an jeder Station wird derselbe Beleg nochmals in die Hand genommen.
↓ ab hier ist der Weg derselbe ↓
- 1
Benennen und ablegen
Sprechender Dateiname, richtiger Ordner. Der Schritt, den heute niemand gerne macht und den jeder zweimal macht, wenn er beim ersten Mal schiefgeht.
fällt weg - 2
Sachlich prüfen und freigeben
Stimmt die Leistung, stimmt der Betrag, wer gibt frei. Das ist eine Entscheidung, keine Verwaltungsarbeit — sie bleibt bei Ihnen.
bleibt beim Menschen - 3
Zahlung erfassen
Empfänger, IBAN, Referenz, Betrag, Fälligkeit — heute abgetippt ins E-Banking oder ins Buchhaltungsprogramm. AdminChef hat diese Werte bereits gelesen und übergibt sie als fertigen Zahlungsdatensatz. Sie prüfen und geben frei.
läuft heute - 4
Zahlung kontrollieren
Ist diese Rechnung schon einmal gekommen? Weicht die Kontonummer von allen früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab? Läuft eine Skontofrist aus? Kontrollen, die unter Zeitdruck niemand leistet.
Ausbaustufe - 5
Kontieren und übergeben
Konto, Mehrwertsteuersatz, Kostenstelle. Ihre Treuhandstelle bekommt vorkontierte Belege statt eines Ordners.
Ausbaustufe - 6
Wiederfinden
Wochen später: Rückfrage eines Lieferanten, Garantiefall, Revision. Die richtige Ablage macht das Dokument auffindbar — und weil der Inhalt als Daten vorliegt, können Sie den Bestand auch direkt befragen, statt zu suchen.
läuft heute
Ziehen Sie das Kabel. AdminChef arbeitet weiter.
Das Sprachmodell, das Ihre Dokumente liest, läuft auf Ihrer eigenen Hardware. Es gibt keinen Upload, keinen Anbieter, der mitliest, und keine Frage, in welchem Land der Server steht.
Für Betriebe mit Berufsgeheimnis — Treuhand, Anwaltskanzlei, Gesundheitswesen — ist das keine Komfortfrage, sondern die Bedingung, unter der eine Automatisierung überhaupt in Betracht kommt. Auch unter dem revDSG ist die Auslagerung von Kundendaten an einen Bearbeiter dokumentations- und begründungspflichtig; was im Haus bleibt, wirft diese Frage nicht auf.
Kein Zusatzgerät. Aber das richtige Gerät.
AdminChef läuft dort, wo bei Ihnen ohnehin Rechenleistung steht: auf dem Server oder einem Arbeitsplatzrechner. Es ist kein Spezialgerät, das eine Aufgabe erfüllt und sonst herumsteht — es ist Hardware, die in jeder IT-Planung vorkommt, nur richtig dimensioniert.
Entscheidend ist nicht das Tempo, sondern der Speicher: beide Modelle müssen gleichzeitig hineinpassen. Deshalb diese eine Grafik statt eines Datenblatts.
▏Senkrechte Linie = Bedarf: 15,2 GB Klassifizierung + 18,0 GB Stapelzerlegung = 33,2 GB, plus Kontext. Gemessen am 14.09.2026.
Beim Ersatz eines Arbeitsplatzes oder eines Servers ist das ein Aufpreis, kein zusätzliches Budget. Dieselbe Maschine trägt später mehr als die Ablage — den sicheren KI-Arbeitsplatz. Läuft beides auf demselben Gerät, teilen sich beide denselben Speicher; das gehört in die Dimensionierung.
Das System kennt den Inhalt. Deshalb hört es bei der Ablage nicht auf.
Zahlungen vorbereitenläuft heute
Aus der erkannten Rechnung entsteht ein fertiger Zahlungsdatensatz fürs E-Banking. Sie prüfen und geben frei, statt abzutippen.
Rechnungsbetrug erkennen
Weicht die Kontonummer von allen früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab? Ist diese Rechnung schon einmal gekommen?
Buchungssätze vorbereiten
Konto, Mehrwertsteuersatz und Kostenstelle vorausgefüllt. Ihre Treuhandstelle bekommt vorkontierte Belege statt eines Ordners.
Fristen im Blick behalten
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Garantien, Termine aus Behördenpost. Was ein Datum enthält, kann erinnern.
Pendenzen statt Ablage
Ein Dokument, das eine Handlung verlangt, erzeugt eine Aufgabe mit Frist und zuständiger Person.
Den eigenen Bestand befragenläuft heute
«Welche Verträge laufen im ersten Quartal aus?» Die Antwort kommt aus Ihren Dokumenten und bleibt auf Ihrer Maschine.
Der Türöffner
Bringen Sie mir Ihre Post.
Geben Sie mir einen Monatsstapel Ihrer Eingangspost. Sie bekommen einen Bericht, der zeigt, wie viel davon automatisch richtig abgelegt worden wäre — mit Ihren Dokumenten, nicht mit Beispielen. Kostenlos, ohne Installation, ohne Vertrag.
Vorgespräch
Welche Dokumentarten, welches Volumen, wie wird heute abgelegt.
Aufnahmebogen
Sie halten Ihr Monatsvolumen und den heutigen Zeitaufwand fest.
Durchlauf
Ich bringe das Gerät zu Ihnen, der Stapel wird vor Ort verarbeitet.
Gemeinsame Durchsicht
Wir gehen den Vorschlag durch und markieren richtig und falsch. Hier sehen Sie Ihre eigenen Rechnungen erkannt und benannt.
Prüfbericht
Bericht übergeben, Ergebnis besprechen, Entscheid.
Was der Testlauf nicht ist: keine Installation in Ihrem Netz, kein Zugriff auf Ihre Systeme, kein Produktivbetrieb, keine Anbindung an Buchhaltung oder ein bestehendes DMS, keine Aussage über Dokumentarten, die nicht im Stapel waren.
Kostenlos im Umkreis von 20 km um Worb. Weiter weg auf Anfrage, dann nicht kostenlos.
Testlauf anfragenPreise
Keine Kosten pro Benutzer. Keine Kosten pro Dokument. Keine Speichergebühr — die Dokumente liegen bei Ihnen.
Für wen sich das lohnt
Betriebe, in denen laufend Papier und PDFs hereinkommen und mehrere Personen darauf zugreifen: Treuhand, Anwaltskanzlei, Immobilienverwaltung, Bau, Gesundheitswesen, Gewerbe. Typischerweise 3 bis 50 Mitarbeitende, kurze Entscheidungswege, ab rund 70–90 Belegen im Monat.
Und für wen nicht
Wer im Monat dreissig Belege hat, spart mit AdminChef weniger, als das Abo kostet — das steht im Rechner und im Prüfbericht. Wenn der Testlauf zeigt, dass Ihr Dokumentenmix maschinell schwer zu beherrschen ist, steht das ebenfalls im Bericht. Dafür ist er da.
Der nächste Schritt ist ein Stapel Papier.
Kein Verkaufstermin, keine Präsentation. Sie geben mir einen Monat Ihrer Eingangspost, ich bringe das Gerät zu Ihnen, und Sie bekommen einen Bericht über Ihren eigenen Betrieb.
Testlauf anfragen