Vom Briefkasten bis zur Buchhaltung
Ihre Post wird abgelegt, während Sie etwas anderes tun.
AdminChef liest eingehende Dokumente, erkennt, worum es sich handelt, benennt sie und legt sie in Ihre Ordnerstruktur. Danach bereitet es Zahlung und Buchung vor. Keine Lizenz pro Kopf.
Gemischter Stapel: mehrere Dokumente hintereinander, unterschiedliche Quellen.
Das letzte Blatt ist der wichtigste Teil der Animation: Was das System nicht sicher erkennt, legt es nicht ab. Es kommt auf eine Rückfrageliste.
Gemessen, nicht behauptet
Was wir am eigenen System gemessen haben
Diese Zahlen stammen aus unserem eigenen Betrieb. Für Ihren Dokumentenmix gilt die Zahl, die im Testlauf herauskommt — deshalb gibt es ihn.
Eigener Eval-Lauf, 100 Referenzdokumente, 14.09.2026. Umkehrseite: 13,7 % brauchen eine Korrektur von Hand.
Gleicher Lauf. Bei 100 Dokumenten am Tag stehen 288 s pro Dokument zur Verfügung — das Tempo ist nicht der Engpass.
Variante im Haus: Das Sprachmodell läuft auf Ihrer Hardware. Kein Upload, kein Anbieter, der mitliest.
Vom Poststapel zur fertigen Ablage, in neunzig Sekunden
Ein Stapel Eingangspost geht einmal durch den Scanner. Danach sehen Sie, was AdminChef daraus macht, und welches Dokument als Rückfrage wieder auf Ihrem Tisch landet.
90 s · ohne Ton verständlich · auf diesem Server abgelegt, kein YouTube
Ein Dokumentenmanagementsystem legt ab. AdminChef liest.
Tippen Sie rechts auf ein Feld — links wird sichtbar, woher der Wert kommt.
Elektro Blaser AG
Bahnhofstrasse 12 · 3076 Worb
RECHNUNG
Nr. 2026-4471
- Rechnungsdatum
- 14.09.2026
- Leistung
- Elektroinstallation Werkstatt, Etappe 2
- Zahlbar bis
- 14.10.2026
- MWST 8,1 %
- CHF 88,45
- Total
- CHF 1'180,05
Nach dem Durchlauf liegt je Dokument dieser Datensatz vor:
Weil der Datensatz vorliegt, geht es danach weiter:
Derselbe Monat, zweimal abgelegt
Nichts ist verloren. Es ist nur nicht auffindbar, und niemand weiss, was fehlt.
Ihre Systematik, nicht unsere. Die Struktur wird bei der Einrichtung Ihrer nachgebaut.
Niemand legt absichtlich schlecht ab.
Die Ablage ist keine schwierige Arbeit. Sie ist eine monotone. Und monotone Arbeit wird nicht fehlerhaft, weil jemand nachlässig wäre, sondern weil Aufmerksamkeit endlich ist. Der erste Beleg am Morgen bekommt einen sauberen Namen. Der vierzigste bekommt, was gerade reicht.
Darstellung, keine Messung. Den Verlauf kennt jeder, der die Ablage selbst macht — gemessen haben wir ihn nicht.
Was so ein Tag kostet, steht in keiner Zeiterfassung
- Falscher Ordner
- Das Dokument ist da. Nur findet es niemand mehr — und niemand weiss, dass es fehlt.
- Name ohne Absender und Datum
- Auffindbar nur, indem man es öffnet. Bei dreissig Kandidaten dreissigmal.
- Zweimal abgelegt
- Zwei Fassungen, zwei Wahrheiten. Welche gilt, klärt sich frühestens bei der Revision.
- Gar nicht abgelegt
- Bleibt im Eingangsfach liegen. Fällt auf, wenn die Mahnung kommt.
Die 86,3 % von AdminChef sind am Freitag um 16:40 dieselben wie am Montagmorgen.Der Unterschied ist nicht, dass die Maschine sorgfältiger wäre — sondern dass ihre Sorgfalt nicht nachlässt.
Es gibt Arbeit, die man ungern aus der Hand gibt. Diese gehört nicht dazu.
Abgelegt wird einmal. Gesucht wird, wenn es eilt.
Ein Dokument sucht man nicht an dem Tag, an dem es kommt, sondern Wochen später: mit einem Lieferanten am Telefon, mit einem defekten Gerät in der Werkstatt, mit der Treuhandstelle, die auf Unterlagen wartet.
Am Telefon: Elektro Blaser AG
«Unsere Rechnung 2026-4471 ist noch offen.»
Ob eine Rechnung bezahlt ist, kommt aus den Zahlungsdaten, nicht aus dem Gedächtnis und nicht aus dem Rechnungstext. Die Antwort nennt ihren Beleg, ein Klick öffnet ihn.
gesucht: Zahlungen · Kreditor «Blaser» · 1 Treffer
Ja. Die Rechnung vom 14.09.2026 über CHF 1'180.05 wurde am 08.10.2026 im E-Banking erfasst. Die Zahlungsfrist lief bis zum 14.10.2026.
In der Werkstatt
«Die Wallbox auf dem Parkplatz lädt nicht mehr. Wann wurde die montiert?»
Das Wort steht weder im Dateinamen noch im Ordner, sondern in Position 4 einer Rechnung. Die Suche liest den Inhalt mit, auch bei Papier, das eingescannt wurde.
Dateiname, Absender, Titel und Inhalt · 1 Treffer
Ihre Treuhandstelle
«Für den Abschluss brauchen wir alle Kontoauszüge 2026.»
Gezählt wird im System, nicht vom Sprachmodell. Und es nennt den Monat, in dem nichts vorliegt: So fällt auf, was fehlt, bevor die Treuhandstelle nachfragt.
gesucht: Dokumente · Typ Kontoauszug · Januar–September 2026 · je Monat · 8 Treffer
Für Januar bis September liegen 8 Kontoauszüge vor. Für Juni fehlt der Kontoauszug.
Im Ordner
Der Dateiname trägt Datum, Absender, Art und Betrag. Das findet die Dateisuche von Windows oder macOS, auch ohne AdminChef: Die Ablage besteht aus gewöhnlichen Dateien in Ihren Ordnern.
Explorer · Finder · NetzlaufwerkIn der Suche
Ein Suchfeld über Dateiname, Absender, Titel und Inhalt, eingescannte Belege eingeschlossen. Der Treffer zeigt die Stelle im Text. Eingrenzen lässt sich nach Art, Datum und Bereich.
AdminChef · DokumenteIm Gesprächläuft heute
Eine Frage in eigenen Worten. Jede Aussage nennt ihren Beleg. Die Antwort kommt aus Ihren Dokumenten, nicht aus Allgemeinwissen; Rechts- oder Steuerauskunft gibt es keine. Im Abo enthalten.
AdminChef · Frage an den BestandEigener Eval-Lauf, 39 Fragen, davon 20 aus dem echten Betrieb, Bestand von 1'867 Dokumenten, 27.09.2026. Umkehrseite: 5 nicht, vor allem «Wessen Dokument ist das?» und Vergleichsfragen.
Gleicher Lauf, auf unserem eigenen Server. Die Antwort erscheint, während sie entsteht.
Gleicher Lauf. Antwortet das Modell, ohne zu suchen, kommt die Antwort nicht an: Die Runde wird wiederholt, notfalls sucht das System selbst.
Eine Rechnung. Sieben Stationen. Nichts wird abgetippt.
Ob eine Rechnung hereinkommt oder hinausgeht: Derselbe Beleg wandert durch Ablage, Bank und Buchhaltung. Heute wird er an jeder Station neu in die Hand genommen und abgetippt. Mit AdminChef werden die Werte einmal gelesen und dann weitergereicht.
↓ ab hier ist der Weg derselbe ↓
- 1
Benennen und ablegen
Sprechender Dateiname, richtiger Ordner. AdminChef erledigt das beim Eingang. Was es nicht sicher erkennt, kommt auf die Rückfrageliste statt in den falschen Ordner.
fällt weg - 2
Sachlich prüfen und freigeben
Stimmt die Leistung, stimmt der Betrag, wer gibt frei. Das ist eine Entscheidung, keine Verwaltungsarbeit — sie bleibt bei Ihnen.
bleibt beim Menschen - 3
Zahlung aus dem QR-Zahlteil
Empfänger, IBAN, Referenz und Betrag kommen aus dem QR-Zahlteil, die Fälligkeit aus der Rechnung — nichts davon wird abgetippt. Läuft eine Skontofrist, steht der reduzierte Betrag als Vorschlag daneben.
läuft heute - 4
Zahlungsdatei ins E-Banking
Die freigegebenen Zahlungen gehen als eine Datei im Schweizer Standard pain.001 an Ihr E-Banking. Sie laden hoch und visieren dort wie gewohnt.
läuft heute - 5
Kontoauszug einlesen und abgleichen
Der Kontoauszug der Bank (camt.053/054) kommt zurück in AdminChef. Bezahltes wird abgehakt, auch wenn eine Belastung mehrere Rechnungen deckt.
läuft heute - 6
Buchen mit Beleg
Die Buchung entsteht mit der Rechnung als Beleg. Das Konto lernt AdminChef je Lieferant — Sie bestätigen oder ändern.
läuft heute - 7
Wiederfinden
Wochen später: Rückfrage eines Lieferanten, Garantiefall, Revision. Gefunden wird über den Dateinamen, den Inhalt oder eine Frage an den Bestand — so sieht das aus.
läuft heute
- 1
Offerte
Aus Ihren Leistungen und Kontakten, mit eigener Nummer, als PDF verschickt.
läuft heute - 2
QR-Rechnung mit MWST
Aus der angenommenen Offerte wird mit einem Klick die Rechnung — mit QR-Zahlteil und ausgewiesener Mehrwertsteuer.
läuft heute - 3
Versand per Mail
Direkt aus AdminChef, mit Ihrem Absender. Das verschickte PDF liegt gleich in der Ablage.
läuft heute - 4
Zahlungseingang aus dem Kontoauszug
Der Kontoauszug zeigt, wer bezahlt hat. Die Referenz im QR-Zahlteil sagt, für welche Rechnung.
läuft heute - 5
Abgleich mit dem offenen Posten
Der offene Posten ist ausgeglichen. Was nicht eindeutig passt, liegt zur Zuordnung bereit.
läuft heute - 6
Mahnung, falls nötig
Mahnlauf mit Stufen, Gebühren und Ihren eigenen Texten. Wer schon bezahlt hat, bekommt keine.
läuft heute - 7
Buchung mit Beleg
Rechnung, Zahlungseingang und Mahngebühr sind gebucht, jeweils mit dem PDF als Beleg.
läuft heute
Was AdminChef im Büro übernimmt
Die Post ist der Anfang. Weil AdminChef jeden Beleg gelesen hat, trägt dasselbe System auch Rechnungen, Bank, Verkauf und Buchhaltung — ohne dass Werte von einem Programm ins nächste getippt werden.
Post & Ablage
Erkennen, benennen, ablegen. Was unklar ist, kommt auf die Rückfrageliste.
ScanOCRAblageWiederfinden
Suche im Inhalt und Fragen an den eigenen Bestand.
VolltextFragenRechnungen & Bank
Zahlung aus dem QR-Zahlteil, Datei fürs E-Banking, Abgleich mit dem Kontoauszug.
QRpain.001camt.053Verkauf
Offerte, QR-Rechnung, Debitoren und Mahnwesen.
OfferteQR-RechnungMahnungZeit & Termine
Stunden und Termine erfassen und daraus die Rechnung machen.
StoppuhrICSBuchhaltung & Lohn
Buchungsvorschläge aus Belegen, MWST-Abrechnung und Lohnabrechnung.
BilanzMWSTLohnRechnet sich allein die Ablage?
Dieser Rechner zählt bewusst nur, was AdminChef ab dem ersten Tag abnimmt: benennen, ablegen, wiederfinden. Es ist der schmalste Fall, nicht der beste. Was darüber hinaus dazukommt, zeigt der Belegkreislauf weiter oben.
Anhaltspunkt: eine AG mit 10 Mitarbeitenden liegt bei rund 100 buchungsrelevanten Belegen im Monat.
BelegePapier scannen, Mail-Anhang speichern, eBill herunterladen — dann sprechend benennen und in den richtigen Ordner legen. Nicht das Prüfen, nicht das Bezahlen.
Min. je BelegRückfrage eines Lieferanten, Garantiefall, Revision, Abstimmung mit der Treuhandstelle.
%Von der Frage bis zum Dokument auf dem Bildschirm.
Min.Gerechnet ist nur die Ablage. Zahlung, Abgleich und Buchung kommen dazu.
Womit gerechnet wird
- 86,3 % Trefferquote — eigener Eval-Lauf über 100 Referenzdokumente, 14.09.2026. Nur was richtig eingeordnet wird, spart Zeit; die übrigen 13,7 % bleiben Handarbeit. Diese gemessene Zahl ersetzt die frühere Pauschale von 45 %.
- CHF 55 pro produktive Arbeitsstunde — BFS-Medianlohn 2024 (CHF 7'024), 1,15 für Sozialabgaben, 1'768 produktive Stunden im Jahr.
- CHF 1'080 im Jahr ab Jahr 2 (12 × CHF 90). Im ersten Jahr kommt die Einrichtung dazu, Hardware nur, wenn kein passendes Gerät vorhanden ist.
- Mengengerüst 100 Belege bei 10 Mitarbeitenden — Treuhand-Richtpreise gryps.ch.
- Die vier Minutenwerte sind Beispielwerte, keine Messung. Gemessen wird im Testlauf; nach fünf Testläufen ersetzt der Median die Vorgabe.
- Nicht eingerechnet: Ihr Prüfaufwand für die 13,7 % Fehlklassifizierungen.
Zwei Wege, AdminChef zu betreiben
Entweder läuft AdminChef bei Ihnen im Haus oder auf einem Server von futivo in der Schweiz. Was AdminChef kann, ist in beiden Fällen dasselbe. Der Unterschied liegt darin, wo Ihre Dokumente liegen.
Im Haus
AdminChef und das Sprachmodell laufen auf Ihrer eigenen Hardware, auch ohne Internet. Die Dokumente verlassen das Haus nicht. Dafür braucht es ein Gerät mit 48 oder 64 GB Arbeitsspeicher, zum Gerätepreis ohne Aufschlag.
Wie das aussieht: gleich unten.
Gehostet in der Schweiz
AdminChef läuft mit allen Dokumenten auf einem Server von futivo in der Schweiz. Sie arbeiten im Browser, ein eigenes Gerät braucht es nicht.
Preis auf Anfrage.
Sicherheit & Betrieb, in beiden Varianten
Variante im Haus
Ziehen Sie das Kabel. AdminChef arbeitet weiter.
Das Sprachmodell, das Ihre Dokumente liest, läuft auf Ihrer eigenen Hardware. Es gibt keinen Upload, keinen Anbieter, der mitliest, und keine Frage, in welchem Land der Server steht.
Für Betriebe mit Berufsgeheimnis — Treuhand, Anwaltskanzlei, Gesundheitswesen — ist das keine Komfortfrage, sondern die Bedingung, unter der eine Automatisierung überhaupt in Betracht kommt. Auch unter dem revDSG ist die Auslagerung von Kundendaten an einen Bearbeiter dokumentations- und begründungspflichtig; was im Haus bleibt, wirft diese Frage nicht auf.
Variante im Haus
Kein Zusatzgerät. Aber das richtige Gerät.
AdminChef läuft dort, wo bei Ihnen ohnehin Rechenleistung steht: auf dem Server oder einem Arbeitsplatzrechner. Es ist kein Spezialgerät, das eine Aufgabe erfüllt und sonst herumsteht — es ist Hardware, die in jeder IT-Planung vorkommt, nur richtig dimensioniert.
Entscheidend ist nicht das Tempo, sondern der Speicher: beide Modelle müssen gleichzeitig hineinpassen. Deshalb diese eine Grafik statt eines Datenblatts.
▏Senkrechte Linie = Bedarf: 15,2 GB Klassifizierung + 18,0 GB Stapelzerlegung = 33,2 GB, plus Kontext. Gemessen am 14.09.2026.
Beim Ersatz eines Arbeitsplatzes oder eines Servers ist das ein Aufpreis, kein zusätzliches Budget. Dieselbe Maschine trägt später mehr als die Ablage — den sicheren KI-Arbeitsplatz. Läuft beides auf demselben Gerät, teilen sich beide denselben Speicher; das gehört in die Dimensionierung.
Was noch dazukommen kann
Zu jedem Dokument liegt ein Datensatz vor. Darauf lassen sich weitere Abläufe bauen — diese drei gibt es heute noch nicht als fertigen Teil von AdminChef.
Rechnungsbetrug erkennen
Weicht die Kontonummer von allen früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab? Ist diese Rechnung schon einmal gekommen?
Fristen im Blick behalten
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Garantien, Termine aus Behördenpost. Was ein Datum enthält, kann erinnern.
Pendenzen statt Ablage
Ein Dokument, das eine Handlung verlangt, erzeugt eine Aufgabe mit Frist und zuständiger Person.
Der Türöffner
Bringen Sie mir Ihre Post.
Geben Sie mir einen Monatsstapel Ihrer Eingangspost. Sie bekommen einen Bericht, der zeigt, wie viel davon automatisch richtig abgelegt, zur Zahlung vorbereitet und vorkontiert worden wäre — mit Ihren Dokumenten, nicht mit Beispielen. Kostenlos, ohne Installation, ohne Vertrag.
Vorgespräch
Welche Dokumentarten, welches Volumen, wie wird heute abgelegt.
Aufnahmebogen
Sie halten Ihr Monatsvolumen und den heutigen Zeitaufwand fest.
Durchlauf
Ich bringe das Gerät zu Ihnen, der Stapel wird vor Ort verarbeitet: Ablage, Zahlungsliste, Buchungsvorschläge.
Gemeinsame Durchsicht
Wir gehen den Vorschlag durch und markieren richtig und falsch. Hier sehen Sie Ihre eigenen Rechnungen erkannt und benannt.
Prüfbericht
Bericht über Ablage, Zahlungsliste und Buchungsvorschläge übergeben, Ergebnis besprechen, Entscheid.
Was der Testlauf nicht ist: keine Installation in Ihrem Netz, kein Zugriff auf Ihre Systeme, kein Produktivbetrieb, keine Anbindung an Buchhaltung oder ein bestehendes DMS, keine Aussage über Dokumentarten, die nicht im Stapel waren.
Kostenlos im Umkreis von 20 km um Worb. Weiter weg auf Anfrage, dann nicht kostenlos.
Testlauf anfragenPreise
Keine Kosten pro Benutzer. Keine Kosten pro Dokument. In der Variante im Haus keine Speichergebühr — die Dokumente liegen bei Ihnen.
Für wen sich das lohnt
Betriebe, in denen laufend Papier und PDFs hereinkommen und mehrere Personen darauf zugreifen: Treuhand, Anwaltskanzlei, Immobilienverwaltung, Bau, Gesundheitswesen, Gewerbe. Typischerweise 3 bis 50 Mitarbeitende, kurze Entscheidungswege, ab rund 70–90 Belegen im Monat. Dazu Betriebe, die heute Ablage, Buchhaltungsprogramm und E-Banking als drei Systeme pflegen.
Und für wen nicht
Wer im Monat dreissig Belege hat, spart mit AdminChef weniger, als das Abo kostet — das steht im Rechner und im Prüfbericht. Wenn der Testlauf zeigt, dass Ihr Dokumentenmix maschinell schwer zu beherrschen ist, steht das ebenfalls im Bericht. Dafür ist er da.
Der nächste Schritt ist ein Stapel Papier.
Kein Verkaufstermin, keine Präsentation. Sie geben mir einen Monat Ihrer Eingangspost, ich bringe das Gerät zu Ihnen, und Sie bekommen einen Bericht über Ihren eigenen Betrieb.
Testlauf anfragen